对于个人而言，档案是我们需要格外注意的材料，具有较强的法律效力，在我们的生活和学习中扮演着重要的角色，但是由于就不同的人而言，档案的使用频率不尽相同，很多人都逐渐忽视档案的重要性，一旦档案出现以下两种情况，就会对我们产生一定的负面影响。

1、档案丢失

所谓档案丢失就是指档案因为个人或者单位保存不当出现丢失的情况，此时，就需要及时申请补办档案，按照单位的要求搜集档案中的相关材料，并且到单位存档之后方可使用档案。如果时间有限或者不知道如何 补办档案的，可以委托档案服务机构的专业人员代为办理。

2、档案失效

档案失效也被称为死档，这种情况也是非常常见的，毕竟不是所有人的档案都可走机要通道直接调到其他机构或者单位，尤其是一些自己保管档案的情况，极易出现档案失效的情况，档案一旦失效也是不能正常使用的，需要先到人才市场办理档案激活手续，并存档之后方可使用。

综上，正常情况下，档案是可以使用的，但是当档案出现上述两种情况时，要想正常使用就需要先办理档案补办或者激活手续。